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Comment optimiser son projet immobilier ?

Petit coup de blues de l’open space au photocopieur, les salariés font parfois grise mine tout comme leurs locaux. Espaces impersonnels et mal adaptés, cloisonnements anarchiques et open space bruyants et étouffants, ils sont 51 % à bouder leur bureau, en laissant créativité et productivité au placard. Éprouvé par la crise sanitaire qui a mis sur le devant de la scène le pari du télétravail, le monde de l’entreprise a aujourd’hui de multiples défis à relever, notamment en matière immobilière et humaine.

Dans une conjoncture en pleine mutation, les entités ont à cœur d’attirer et fidéliser leurs talents. Et, si la fiche de poste et la rémunération restent des éléments phares, ils sont dorénavant challengés par un autre paramètre, celui de l’attractivité des espaces de travail. Un levier d’engagement… comme un autre ! Qu’il s’agisse d’une restructuration, ou d’un changement de siège social, comment optimiser son projet et embrasser le changement ?



Remettre le bureau au cœur de l’humain



Jadis basée sur une logique purement fonctionnelle, la répartition des mètres carrés doit dès à présent tendre vers une architecture organique, proche de ses usagers et plus humaine. Retrouver du plaisir au travail, accueillir de nouvelles idées, et laisser l’intelligence collective jouer sa plus belle partition…


De tout temps, l’homme a su adapter son espace de travail à ses besoins, et c’est à l’aube de la première révolution industrielle que la notion de bureau « classique » a vu le jour. Puis avec le téléphone, le 19ème siècle a séparé les bureaux des lieux de production avant de voir arriver la technologie qui bousculera sans commune mesure le paysage de l’entreprise. Ainsi, dès les années 2000, la connectivité et ses flux redistribuent drastiquement les cartes les cartes en étouffant une majeure partie des tâches répétitives. Autre incidence essentielle : face au déferlement de data dans une société de plus en plus exigeante et complexe, le bureau s’est peu à peu déshumanisé où chacun campe, hypnotisé, les yeux rivés sur son écran. Il apparait aujourd’hui judicieux de repenser les espaces de travail dans un esprit « organique », empreint de la philosophie architecturale développée par l’american Wright ou encore le pionnier japonais Kenzo Tange, Académicien des beaux-arts. L’homme étant indissociable de son environnement, ce mouvement défend l’harmonie entre l’habitat humain et le cadre immédiat, à l’image de la nature. Tel un organisme vivant, le bâtiment doit être à l’écoute et au service de ses usagers pour ainsi créer une synergie et un équilibre pérenne. La révolution se situe bien à ce point de bascule : remettre la structure au service de l’humain. Et non plus l’inverse…


Qu’il s’agisse d’un déménagement, d’une réhabilitation ou de nouveaux aménagements, nait l’opportunité de transformer tout acte immobilier en un projet managérial, stratégique et humain. Au regard de la crise sanitaire qui a chamboulé sans crier gare les us et coutumes de l’entreprise, il semble fondamental de reconsidérer l’avenir et ses nouveaux paradigmes. Flexibilité, attractivité et engagement sont aujourd’hui les mots d’ordre. Quelles seront les bonnes raisons demain de réunir, fréquemment ou moins fréquemment les employés dans les bureaux ? Ces derniers vont-ils offrir un environnement et une organisation plus propice que le télétravail ? Le siège social doit plus que jamais répondre aux nouvelles aspirations des salariés et donner du sens, notamment aux jeunes générations, plus exigeantes que leurs ainés et désireuses de vivre une expérience attrayante sur leur lieu de travail.


Un zeste en télétravail, une pincée de lieux alternatifs, un soupçon au siège, tel est le cocktail à la mode, voire la norme dans les prochaines années. Une organisation non plus figée, mais basée sur des environnements dynamiques qui cassent les codes du bureau traditionnel. Si une course effrénée de réduction des mètres carrés est aujourd’hui engagée, il n’en reste pas moins que le bureau va gagner en « âme » et conserver son rôle fédérateur. Face à la digitalisation massive et au risque d’affaiblissement de la culture d’entreprise, terreau de cohésion et de performance, les entreprises ont donc tout intérêt à changer la donne. Mais comment épouser ce changement ?


De la nécessité de se faire accompagner


Parce qu’il est parfois ardu de mener à bien une conduite du changement, à la fois par manque de temps ou de ressources internes, les entreprises n’hésitent plus à jouer la carte de l’externalisation au profit de cabinets spécialisés… le conseil étant roi dans un environnement changeant ! Pratiquée dans le privé comme dans le public, cette approche permet d’accéder à des compétences correspondant en tout point à l’instant T, pour la durée requise et avec le degré d’implication nécessaire. Dans une logique de réduction des coûts, l’externalisation permet également de limiter les risques grâce à une simplification et une souplesse au niveau organisationnel. Un nouveau siège social en perspective ou sa diversification, tout cela implique le mariage d’une quantité de ressources non négligeables, notamment en matière de savoir-faire. En faisant appel à des experts, mais surtout à un regard éclairé et extérieur, la société s’enrichit et ne peut que se développer sans faire fausse route.


Deuxième poste de dépense au sein des entreprises, les problématiques liées à l’immobilier peuvent vite devenir un casse-tête, même pour les plus aguerris et polyvalents. Dans un contexte de plus en plus exigeant, certaines directions « outsource » des pans de leur activité et notamment leurs projets d’envergures pour pouvoir se focaliser entièrement sur leur cœur de métier. Cette pratique en vogue permet d’allier efficacité, réactivité et un gain de temps considérable. Parce qu’il existe autant d’entreprises que de culture d’entreprise, il serait faux d’ériger un modèle unique d’externalisation. L’impératif du sur-mesure rentre alors dans la danse pour accompagner au mieux l’organisation à se métamorphoser et gagner en compétitivité. Qui dit externaliser, dit déléguer : exit les réunions interminables et le stress quant au respect de la feuille de route avec les différents acteurs, le prestataire externe est impliqué dans toutes les grandes étapes du projet et défend les intérêts de son client comme s’ils étaient les siens. De la stratégie d’implantation jusqu’à la négociation des baux, la réflexion autour de l’aménagement des espaces, le transfert et le suivi du chantier, l’expertise des équipes pluridisciplinaires va permettre d’aborder efficacement la mission dans son ensemble.

Un réaménagement intelligent des espaces va nécessiter de passer par une remise en question, une vision à long terme et une expression en 360 des besoins. Face à la complexité et l’éclectisme de ces enjeux, il est de bon ton de confier le « space planning » à des architectes programmistes qui sauront optimiser les mètres carré et insuffler un nouvel élan au cœur de l’entreprise. Ces derniers auront pour mission de déceler et révéler ses valeurs, pour concevoir des espaces en totale adéquation avec son ADN.


Travaillant de concert avec les interlocuteurs désignés, ils vont avant tout conseiller et proposer une stratégie au plus près des attentes et méthodes de travail. Un sens de l’écoute conjugué à une interaction constante avec l’ensemble des services permet ainsi de limiter le manque d’adhésion, souvent à l’œuvre dans une conduite du changement mal accompagnée. Car les freins sont évidemment légitimes et nombreux : pertes de repères et de contrôle, les réaménagements suscitent craintes et interrogations de la part des employés auxquels il convient de répondre avec clarté, empathie et pédagogie. A l’heure où la demande en mètre carré diminue, et que le flex office a le vent en poupe, les économies réalisées permettent ainsi de dégager un budget suffisamment conséquent pour marquer le changement et le caractère disruptif de ce projet immobilier.


La première impression est-elle toujours la bonne ? Nous ne tenterons pas de répondre à ce sempiternel débat mais une chose est sure, un beau bureau, et surtout à l’image de son entité, est un gage de confiance pour les visiteurs. Mais aussi une plus-value inestimable, fédératrice et engageante pour les employés. Jadis espace de productivité au sens strict du terme, le bureau s’humanise pour devenir un tiers-lieu où rime culture d’entreprise, convivialité et créativité. Un lieu où la magie opère, garante de réussite. A l’image d’une maison de famille, où chaque recoin fourmille de souvenirs et de moments impérissables, le siège social sera lui aussi amené à devenir un socle de valeurs et de retrouvailles. Prêt à se forger une marque employeur ?




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