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COVID 19 – Comment adapter son siège social aux flex office ?

Best practices selon Emmanuel Chaulin


Les mois passent et ne se ressemblent pas dans la microsphère de l’immobilier d’entreprise.

La rédaction de cet article, initiée en février 2020 puis remisée dans un coin de mon esprit, démarrant avec le constat (i) d’un taux de vacance proche de zéro dans Paris intramuros ; (ii) de la raréfaction des offres disponibles et des opportunités sur le marché de la transaction, et donc (iii) de la difficulté à transférer le siège social dans ce contexte.


La rédaction de cet article, autour des travaux de réaménagement en site occupé, découlait de ces constats.

Le Covid19 est passé par là depuis. Et bouleverse en profondeur le marché immobilier et l’approche que nous, professionnels, en avons.

La généralisation du télétravail, rendu obligatoire par le gouvernement, fait aujourd’hui réfléchir les organisations à transformer leurs lieux de travail. La traque aux m² inutilisés, les réductions de coûts et les nouveaux usages au bureau accélèrent la mutation déjà observée de notre secteur. Nous étions trop serrés hier ; le télétravail redistribue les cartes aujourd’hui. Vous êtes dorénavant nombreux à souhaiter lancer des travaux de réagencement et réaménagement de vos locaux actuels pour impulser ce changement.


Contexte COVID

Une réorganisation spatiale réussie des locaux doit passer par une remise en question, une vision à moyen terme, et une expression collégiale des besoins.

Cette nécessité est d’autant plus importante que nous ne vivons des confinements analogues.



La pénibilité de ces derniers varie selon la taille du logement, l’existence ou non d’un extérieur, d’une vie de famille, de la position dans l’organigramme (responsabilité) et du stress lié au maintien du chiffre d’affaires et plus largement du business entrant. De l’avis du plus grand nombre, l’instauration du télétravail ne nuit pas à la productivité. Il l’améliorerait même pour certains (économie de temps du trajet domicile - travail,…).

Les salariés sont globalement convaincus par ce nouveau mode de travail et plébiscitent la généralisation dans le temps.

Cependant, ces premières constatations ne bénéficient pas du recul nécessaire pour être intégralement entérinées.


En parallèle, d’autres indicateurs témoignent de la complexité du

« work from home ». On constate de plus en plus de burn-out, des problèmes de management des équipes (reporting) et une perte d’adhésion des nouvelles recrues qui ne peuvent pas réellement découvrir la culture de l’entreprise dans laquelle ils viennent d’arriver.


Rester, mais renouveler

Les plans d’économie, notamment sur le poste immobilier, sont nécessaires pour tenir durant cette crise qui ne dit pas complètement son nom.

Souvent considérés comme onéreux, les transferts de sièges sociaux ne trouveront un réel attrait que si les prix de marché diminuent, et que le stock grandissant de m2 de bureau disponible suscite des envies d’ailleurs. Pour le moment, le marché est plutôt attentiste ; les loyers sont encore élevés et maintenus par les bailleurs. Les utilisateurs négocient des restitutions partielles de surfaces et instaurent le principe du bureau partagé (en lien direct avec le télétravail. Aussi, certaines entreprises ont des échéances de baux lointaines. En attendant ce possible retournement du marché en leur faveur, elles souhaitent dès à présent initier le changement. Créer une nouvelle dynamique, anonymiser les postes de travail, anticiper les évolutions et recréer du lien en mettant l’accent sur les lieux de vie au travail.

Voici certains objectifs mis en exergue dans les missions confiées aux AMO et aux concepteurs d’espaces. Se réinventer sans déménager implique nécessairement des travaux en site occupé. D’ordinaire le séquençage des travaux (par plateaux, par espaces) allongent la durée et donc les coûts d’encadrement et les frais variables d’un chantier. L’avantage de la période est incontestablement le télétravail. Les bureaux sont en grande partie désertés, rendant le ré-agencement moins complexe et moins stressant que d’ordinaire. N’en demeure pas moins qu’une méthodologie claire et définie permettra d’arriver au succès escompté.


Les conseils d’Aktis Partners, coach en immobilier pour les entreprises


Le succès de la réorganisation des espaces passe par l’identification des leviers de succès et notamment d’offrir « au bureau » ce que les salariés ne trouvent pas chez eux lorsqu’ils télétravaillent.

L’organisation de l’expression de besoin, notamment avec un questionnaire retraçant les


atouts et faiblesses du télétravail et des confinements, permet de comprendre les attentes et les freins au changement.


Confier le nouveau plan d’aménagement, ou space planning, à des architectes programmistes est largement conseillé : redéfinition des espaces de travail vs espaces de repli/détente, astuces pour utiliser tous les m² qui ont diminué avec les restitutions de surfaces, insuffler le nouvel élan avec une charte graphique ou image corporate inédite.

Les axes de réflexion sont nombreux, mais le fil rouge est de faire interagir l’ensemble des services à l’émergence du renouveau. Le risque de ne pas procéder ainsi est immanquablement le manque d’adhésion de certains qui deviendront réfractaires au nouveau format et qui continueront de (trop) télétravailler.

Les plans et le nouveau concept sont établis. En fonction du choix (stratégique) de confier son projet à un maitre d’œuvre concepteur réalisateur ou plus classiquement de passer par un AMO, les travaux en site occupé vont pouvoir démarrer. La préparation du chantier permettra de tenir un planning que l’on souhaite le plus court possible, et d’éviter les aléas de chantier toujours préjudiciables au niveau financier et de la confiance que l’on porte à l’entreprise travaux ou le conseil qui a préparé les documents techniques préparatoires aux chiffrages des prestations. L’occupant devra prévoir un travail préparatoire avant travaux : session de cleaning days pour évacuer les volumes de papier stockés inutilement (campagne d’archivage ou mise au rebus), établissement de devis pour mettre au garde meuble les mobiliers conservés s’il n’y a pas de place disponible dans les locaux, ou évacuation de ces mobiliers si le projet prévoit des dotations neuves.


Une information claire doit être créée pour promouvoir les gains du réaménagement, annoncer les étapes du projet et les futurs usages des locaux. Ces derniers mettent en avant le savoir vivre nécessaire à l’instauration du bureau partagé (respect des consignes issues de la dépersonnalisation des postes de travail, mise en place de casiers individuels dans les espaces, respect des rotations et des plannings de présentiel,…). Le conseil utilisateur pourra mettre au point une vidéo informative et ainsi contribuer à la conduite du changement opérée. En effet, les freins au changement sont nombreux et parfois légitime : on maitrise toujours ce que l’on a et rarement ce que l’on aura : comme souvent, les déménagements ou les réaménagements font l’objet de craintes qu’ils faut savoir anticiper et raisonner… avec la bonne méthodologie. Sur le plan financier, les économies réalisées en restituant des surfaces doivent permettre de dégager un budget suffisamment conséquent pour marquer le changement de cap et le caractère disruptif de ce projet immobilier. Investir dans un concept emprunté à l’hôtellerie-restauration, avec des espaces invitant aux échanges et au partage, mais aussi à la tranquillité et au repli doivent coexister. Par exemple, les demandes de salles de réunion dans les projets de réaménagement sont légion en ce moment, traduisant, si cela devait encore être démontré, que l’Homme est un être social, ayant besoin de se voir, d’échanger et donc, se réunir. Le Covid19 et ses répliques (annoncées) dans les prochaines années vont bouleverser durablement le lien que nous entretenons avec les bureaux. Comme souvent, l’équilibre entre le télétravail et le présentiel permettra au modèle de s’installer et durer, car homogène et progressiste. L’urgence n’en demeure pas moins. Pour recréer le lien social distendu en 2020 par ces deux confinements et l’impréparation aux bouleversements, des travaux d’adaptation et de réenchentement des locaux, en site occupé pour beaucoup, vont être démarrés en 2021. L’occasion de tourner la page, regarder vers l’avenir et positiver. Ca ne pourra pas faire de mal, c’est certain.

Emmanuel Chaulin - emmanuel.chaulin@aktis-partners.com



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