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Regarder vers l’avenir et positiver.

Rappelons-nous de février 2020 : un taux de vacance proche de zéro dans Paris intramuros, une raréfaction des offres disponibles et des opportunités sur le marché de la transaction qui créent une difficulté à transférer le siège social dans ce contexte. Les travaux de réaménagement en site occupé sont alors incontournables.



Le Conseil AKTIS PARTNERS : une réorganisation spatiale réussie des locaux doit passer par une remise en question, une vision à moyen terme, et une expression collégiale des besoins. Le défi est de transformer les espaces aux nouvelles attentes des salariés qui vivent désormais entre l'entreprise et le télétravail. Hier, les concepts architecturaux pour les lieux tertiaires reprenaient les codes de la maison (cosy – déco) et voulaient inciter les salariés à rester davantage au travail, désormais l’accent est inscrit sur la notion de services au cœur de la fonction des sièges sociaux qui sont considérés comme des lieux de passage, d’interactions et d’émulation. La transition vers des concepts plus hôteliers devrait donc s’accélérer rapidement.


Les plans d’économie, notamment sur le poste immobilier, sont nécessaires pour tenir durant cette crise.

Souvent considérés comme onéreux, les transferts de sièges sociaux ne trouveront un réel attrait que si les prix de marché diminuent, et que le stock grandissant de m2 de bureaux disponibles suscite des envies d’ailleurs.

Pour le moment, le marché est plutôt attentiste ; les loyers sont encore élevés et maintenus par les bailleurs. Les utilisateurs négocient des restitutions partielles de surfaces et instaurent le principe du bureau partagé (en lien direct avec le télétravail).

Si certaines entreprises ont des échéances de baux lointaines, en attendant ce possible retournement du marché en leur faveur, elles souhaitent dès à présent initier le changement. Créer une nouvelle dynamique, anonymiser les postes de travail, anticiper les évolutions et recréer du lien en mettant l’accent sur les lieux de vie au travail.


Voici certains objectifs mis en exergue dans les missions confiées aux AMO et aux concepteurs d’espaces : se réinventer sans déménager implique nécessairement des travaux en site occupé. D’ordinaire le séquençage des travaux (par plateaux, par espaces) allonge la durée et donc les coûts d’encadrement comme les frais variables d’un chantier. En cette période, le taux d'occupation des bureaux est bas, favorisant le réagencement moins complexe et moins stressant qu'à l’ordinaire et une méthodologie claire et définie permettra d’arriver au succès escompté.


Phase 1 : L’organisation de l’expression des besoins, notamment avec un questionnaire retraçant les atouts et faiblesses du télétravail et des confinements va permettre de comprendre les attentes et les freins au changement.

Confier le nouveau plan d’aménagement, ou space planning, à des architectes programmistes est largement conseillé pour redéfinir les espaces de travail vs espaces de repli/détente, optimiser tous les m2 qui auront diminué avec les restitutions de surfaces, insuffler un nouvel élan à l'aide d'une charte graphique et profiter de ces changements pour avoir une nouvelle réflexion sur l'image corporate.


Les axes de réflexion sont nombreux, mais le fil rouge reste l'interaction entre les services et l'émergence du renouveau. Le risque de ne pas procéder ainsi est immanquablement le manque d’adhésion de certains collaborateurs qui pourraient devenir trop réfractaires au nouveau format et qui continueront de (trop) télétravailler.


Phase 2 : Les plans et le nouveau concept sont établis.

En fonction du choix (stratégique), nous vous conseillons de confier le projet à un maître d’œuvre concepteur réalisateur ou plus classiquement de passer par un AMO. La préparation du chantier va permettre de tenir un planning que l’on souhaite le plus court possible, anticiper les aléas de chantier toujours préjudiciables au niveau financier, s'assurer de la coordination de l’entreprise travaux ou du conseil qui a préparé les documents techniques préparatoires aux chiffrages des prestations.


Phase 3 : L’occupant devra prévoir un travail préparatoire avant travaux. Session de cleaning days pour évacuer les volumes de papier stockés (archivage ou mise au rebus), établissement de devis pour choisir parmi les options "garde-meubles" si les mobiliers sont conservés, " stockage " si espaces disponibles au sein des locaux, "évacuation des mobiliers" si le projet prévoit des dotations neuves.



Une communication

Pour promouvoir les gains du réaménagement, annoncer les étapes du projet et les futurs usages des locaux. Ces derniers mettent en avant le savoir vivre nécessaire à l’instauration du bureau partagé (respect des consignes issues de la dépersonnalisation des postes de travail, mise en place de casiers individuels dans les espaces, respect des rotations et des plannings de présentiel,…).

Le conseil utilisateur pourra mettre au point une vidéo informative et ainsi contribuer à la conduite du changement opérée car les freins au changement sont nombreux et parfois légitimes.

déménagements ou réaménagements font l’objet de craintes qu’ils faut savoir anticiper et raisonner avec la bonne méthodologie).


En conclusion : La Covid19 et ses répliques pressenties vont bouleverser durablement le lien que nous entretenons avec les bureaux. L’équilibre entre le télétravail et le présentiel permettra au modèle de s’installer et durer, car homogène et progressiste.


Sur le plan financier, les économies réalisées en restituant des surfaces doivent permettre de dégager un budget suffisamment conséquent pour marquer le changement de cap et le caractère disruptif de ce projet immobilier.

Investir dans un concept emprunté à l’hôtellerie-restauration, avec des espaces invitant aux échanges et au partage, mais aussi à la tranquillité et au repli doivent coexister.

Des travaux d’adaptation et de transformation des locaux, en site occupé pour beaucoup, vont être démarrés en 2021. Une opportunité pour retisser le lien social , distendu en 2020 par le confinement, et l'absence de préparation aux bouleversements.

L’occasion de tourner la page, regarder vers l’avenir et positiver.


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"PARCE QUE LES CHOSES QUI DOIVENT ETRE FAITES

DOIVENT ETRE PARFAITEMENT FAITES"

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